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我們需要什么樣的管理軟件?--從管理的角度闡述管理軟件
作者：張偉 日期：2001-11-5 字體：[大] [中] [小]
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網(wǎng)絡經(jīng)濟的狂熱已經(jīng)慢慢地冷卻，納斯達克長期在低谷中徘徊。泡沫的破滅，意味著構筑在整個社會脆弱的信息化基礎上的電子商務只能是美麗的空中樓閣，可望而不可及。"IT業(yè)犯了錯誤但依然在前進"，電子商務的暫且失敗照亮了IT業(yè)前進的方向：電子商務環(huán)境-社會的信息化和電子商務主體-企業(yè)的信息化。而作為企業(yè)信息化最重要工具的管理軟件，在喧囂過后再一次成為人們關注的焦點，據(jù)CCID發(fā)布的2000年中國軟件產(chǎn)業(yè)市場報告顯示，在2000年軟件銷售總額的230億元中，管理軟件銷售總額達到了58.7億元，比99年同期增長了23.3%，同時，在今后幾年中管理軟件市場繼續(xù)保持高速的增長，預計到2005年，中國管理軟件市場的總額將達到200億元。巨大的市場意味著眾多的廠商和激烈的竟爭，特別是當一個產(chǎn)業(yè)處于快速上升期時，于是這個市場上活躍著SAP、ORACLE、JDE、Fourthshift、SSA、用友、新中大、金蝶、浪潮、和佳、利瑪、天心等等眾多的廠商，和財務軟件、ERP、MRPII、CRM、SCM、DRP、EB、PDM等等讓企業(yè)眼花繚亂的產(chǎn)品術語。面對眾多的管理軟件廠商和產(chǎn)品，作為企業(yè)，如何選擇適合自己企業(yè)管理信息化的軟件？作為管理軟件企業(yè)，如何在眾多的廠商中脫穎而出，成為企業(yè)的首先對象？所以，無論是企業(yè)，還是管理軟件廠商，都需要回答幾個基本的問題，什么是管理軟件？為什么要選擇管理軟件？什么是好的管理軟件？企業(yè)需要什么樣的管理軟件？
一． 什么是管理軟件？
無論是低端的財務軟件廠商，還是高端的MRPII/ERP軟件廠商，以及近年來興起的CRM、SCM軟件廠商，都無一例外地聲稱自己的產(chǎn)品是管理軟件或者說是管理型軟件，然而到底什么是管理軟件？眾說紛紜，莫衷一是，讓人摸不著頭腦。最主要的原因是，管理軟件廠商大多是從功能上或者技術上闡述管理軟件，而沒有從根本上，也就是沒有從管理的角度來定義和闡述管理軟件。單從字面上理解，管理軟件可以簡單定義為用軟件技術來輔助企業(yè)管理，從而使企業(yè)的經(jīng)營管理更為成功，新中大軟件公司的公司宗旨"以選擇的管理思想和軟件技術，不斷提升顧客價值"，即簡單扼要地表達了這點。如果要深入的話，我們首先明確管理的含義。一般說來，管理是通過協(xié)調(diào)企業(yè)中人的行為，以計劃、組織、領導和控制控制等一系列職能，實現(xiàn)企業(yè)目標的過程。所以管理軟件可以理解為含有先進的管理思想，體現(xiàn)計劃、組織、領導、控制等管理職能，輔助企業(yè)高效地完成目標的軟件工具。
二． 什么是好的管理軟件？
明確了管理軟件的定義后，我們會很自然地問，什么是好的管理軟件？這個問題其實包含兩層意義，一方面是我們應該以什么樣的標準選擇管理軟件？另一方面是，好的管理軟件能夠為我們的企業(yè)帶來什么好處？
1． 體現(xiàn)管理的職能-管理軟件的基礎
一種軟件能夠稱之為管理軟件，其至少應該體現(xiàn)管理的大部分職能，包括決策、計劃、組織、領導、監(jiān)控、分析等等，也就是說能夠做到"事前計劃、事中控制和事后分析"，而不僅僅是"核算型"軟件只能夠做到事后記錄和反映。
對于決策來說，管理軟件應該能夠提供實時、相關、準確、完整的數(shù)據(jù)，為管理者提供決策依據(jù)，需要注意的是決策依據(jù)，而不是決策。就好象電腦無法代替人腦一樣，管理軟件也不能夠代管理者。正如新中大軟件公司副總裁樓昕所言："管理軟件只能夠是提供決策的依據(jù)，而不是決策。因為管理既是一門科學，也是一門藝術，管理軟件所做的只是把管理中科學的（數(shù)字化）部分提煉出來，將管理者所需要的決策依據(jù)用最科學化的方式表現(xiàn)出來，而最終的決策需要管理者藝術化的把握。"
同樣，管理軟件需要提供各種計劃，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門和人員的行為，為企業(yè)的經(jīng)營活動提供依據(jù)，同時為控制和考評提供標準。如銷售計劃、主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、采購計劃、車間作業(yè)計劃、人員計劃、財務預算等等。
對于組織而言，管理軟件主要是解決部門協(xié)作和人員協(xié)同辦公的問題。通過管理軟件的使用，企業(yè)能夠在第一時間感覺企業(yè)內(nèi)外的變化，并且能夠協(xié)調(diào)各部門的行為，快速作為正確的反應。如，當銷售部門接到訂單后，工廠能夠立即作出生產(chǎn)計劃，車間需確定作業(yè)計劃，財務部門則作出財務預算和成本核算，而采購部門發(fā)出采購訂單……所有這些行為都可以通過管理軟件瞬時完成，實現(xiàn)企業(yè)從內(nèi)至外的全面互動管理。
有效管理的秘訣就是找到正確的控制點，對于一個好的管理軟件來說，為管理者提供正確的控制點是至關重要�，F(xiàn)在很多管理軟件強調(diào)業(yè)務和財務的一體化，實質(zhì)上就是指企業(yè)管理者可以財務作為企業(yè)管理的控制點，通過企業(yè)的財務信息隨時監(jiān)控企業(yè)的業(yè)務信息，做到有效控制。
IT技術一個重要的作用就是通過強大的計算、檢索和查詢功能，提高了人們對信息的利用程度。所以管理軟件同樣也應該能夠?qū)μ峁⿲ζ髽I(yè)各種經(jīng)營信息最為完整、科學的和有效的分析，為企業(yè)的經(jīng)營管理決策和持續(xù)改善提供所需的依據(jù)。
2． 符合先進的管理思想和實踐-管理軟件的提升
這是一個急劇變化的時代，企業(yè)內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境的變化，使得企業(yè)經(jīng)營管理的思想和實踐也不斷變化，因此作企業(yè)管理工具的管理軟件，必須能夠反映這些變化，緊跟時代發(fā)展的步伐。
國際化：隨著WTO的臨近，"與國際接軌"成為各行各業(yè)共同的口號和行動。管理思想、方法和管理信息的國際化已經(jīng)是企業(yè)參與國際竟爭不可逆轉(zhuǎn)的潮流。以財務管理為例，過去主要是由政府對會計報表提出要求，而現(xiàn)在政府部門也明確表示希望聽到企業(yè)投資者、財務分析家及券商的要求，這就是與國際接軌的做法，正如朱總理所說："會計信息是世界上通用的商業(yè)語言，語言不通，就無法做生意"。而作為國內(nèi)著名管理軟件公司的杭州新中大軟件公司所推出的國際財務軟件Intfi，通過強大的會計翻譯功能，可以根據(jù)會計信息需求方的不同，用一套財務數(shù)據(jù)為企業(yè)投資者、內(nèi)部管理者、政府部門、券商等等不同身份的管理者不同的帳表，滿足不同的需要，這就是與國際接軌的做法。
以客戶為中心和供應鏈管理：市場竟爭的激烈，使得客戶成為每一個企業(yè)而關注的中心。
無論是企業(yè)的供應商的供商，還是企業(yè)的客戶的客戶，大家的目標都是滿足最終消費者的需求，未來企業(yè)竟爭不僅僅是企業(yè)與企業(yè)之間的竟爭，更是供應鏈與供應鏈之間的竟爭。所以管理軟件也需要做到優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程并且同時兼顧整個供應鏈的優(yōu)化，使企業(yè)處于一條最為暢通的供應鏈（增值鏈）上，最大程度上為客戶創(chuàng)造價值。
以人為本的管理思想：知識經(jīng)濟時代，人才是企業(yè)竟爭力的源泉，如何發(fā)揮人的能動性
和創(chuàng)造性成為企業(yè)關注的新課題。作為管理軟件，一方面需要通過將高度自動化的運作將員工將低級的重復勞動和事務性工作中擺脫出來，另一方面應該在企業(yè)內(nèi)部建立一種公平的競爭機制和績效果評估體系，通過給每一個員工制定一個工作評價標準，并以此作為對員工的獎勵標準，使每個員工都必須達到這個標準，并不斷超越這個標準，而且越遠越好。隨著標準不斷提高，生產(chǎn)效率也必然跟著提高。
集中化管理與分散經(jīng)營：信息時代，企業(yè)的經(jīng)營跨越了時空的限制，越來越多企業(yè)的業(yè)務分散于全國甚至是全球各地。這就需要管理軟件能夠提供強大的遠程、實時等功能，在保證企業(yè)各地分散經(jīng)營的靈活性和自主性的同時，實現(xiàn)企業(yè)的集中統(tǒng)一管理。
管理的個性化："沒有先進與落后的管理，只有適用與不適用的管理"，企業(yè)所面臨的內(nèi)外環(huán)境千差萬別，決定了企業(yè)的管理不可能"一刀切"。所以管理軟件也需要有足夠的靈活性，在通用化的設計的同時，充分企業(yè)可能需要的個性化選擇，為企業(yè)提供最合適的管理工具。
3．使管理更為有效率和有效果-管理軟件的意義
企業(yè)為什么要用管理軟件？歸根到底主要有三條：
（1）是手工管理不能夠做，用管理軟件能夠做（有效果）。例如財務管理中，原來手工核算下，企業(yè)的管理層只能夠在事后得到企業(yè)經(jīng)營活動所產(chǎn)生的各種報表，而使用了管理軟件，管理層就可以實時查詢所需的各種報表。還有一個例子就是，國內(nèi)的ISO9000系列轟轟烈烈了好幾年，現(xiàn)在基本上有點規(guī)模的企業(yè)都通過了其中的部分或全部，一方面是因為有些企業(yè)的目標不端正，只是要那個證；另一方面的原因缺少一個系統(tǒng)將9000系列的那一套先進的管理思想和理念固化起來，所以9000系列大多成了一紙空文，被很多企業(yè)放在了抽屜中。而管理軟件一個重要的作用就是能夠規(guī)范企業(yè)管理制度和員工的行為，因為如果員工不按照管理系統(tǒng)的思想和標準行為，不進行正確的輸入，就無法得到正確的結果，就無法使自己和其它人的工作進行下去，責任很明確地便歸結到他身上了，這就很自然地起到了一個規(guī)范和監(jiān)督每一個員工行為的作用。
（2）是手工管理能夠做，但管理軟件能夠做得更快更好（有效率）。
一個倉庫管理人員能夠在幾萬種物料中找到幾秒種之內(nèi)查到我所需要物料的庫存情況嗎？不能，倉庫管理軟件能。一個會計能夠在幾秒種內(nèi)找到三年前的一張記帳憑證嗎？不能，財務管理軟件可能。一個企業(yè)中各個部門可以在幾分種內(nèi)對一個訂單作出正確的反應嗎？不能，ERP軟件能。
（3）是外部環(huán)境的變化迫使企業(yè)使用管理軟件。
信息時代的市場竟爭將是供應鏈之間的竟爭，那些自己本身信息化已經(jīng)做得很好的大型企業(yè)，為了提升所在供應鏈的整體竟爭力，常常會推動自己的合作伙伴信息化。例如，上海通用汽車實施CRM軟件項目，就將其所有分銷商納入CRM體系，強迫所有的分銷商都使用CRM這一工具。
4．先進的軟件技術-管理軟件的實現(xiàn)
作為一個好的管理軟件，首先需要是一個好的軟件，這主要體現(xiàn)在三個方面：體系結構、軟件設計和開發(fā)方式。如多層結構、WEB技術、開放性、擴展性、面向?qū)ο�、構件化、工程化、項目管理……�?nbsp;
三． 為財務軟件評反
財務軟件在過去幾年中的輝煌，曾經(jīng)作為民族軟件的驕傲，風光無限。然而現(xiàn)在大大小小的財務軟件廠商都急于摘掉"財務軟件"這頂帽子，異口同聲地聲稱自己是管理軟件甚至是ERP軟件供應商。用友軟件的總經(jīng)理郭新平當著記者說了一句"K3是ERP嗎？"，竟然引來了金蝶的一場官司。由此可見，國內(nèi)對ERP的追捧和對財務軟件的偏見已經(jīng)到了何種地步！
據(jù)我個人看來，財務管理仍然是企業(yè)最重要和最基礎的管理。正如著名的管理咨詢師趙海軍所言："財務管理是企業(yè)的微觀管理，它是企業(yè)宏觀管理的基礎。長期以來，國內(nèi)企業(yè)養(yǎng)成了決策'拍腦袋'的習慣，而忽視了對科學的財務信息的利用，所以企業(yè)的財務管理往往只是事后的核算，發(fā)揮不出管理的作用，與此相對應的是，國內(nèi)的財務軟件也只是模擬手工核算，雖然減輕了財務部門部門的工作，但沒有體現(xiàn)出管理軟件應有的功能。而在國外企業(yè)中，財務信息是企業(yè)最重要的管理、控制和決策的依據(jù)，因為企業(yè)的管理，說到底就是對'錢'的管理，企業(yè)內(nèi)外所有的活動，從根本上都會與'錢'掛勾，都會在財務信息中反映出來，所以管理者可以通過財務信息監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營情況，由此作出正確的決策，財務信息是管理者的"耳目"，所以國外的財務管理注重的是如何反映對財務信息進行分析、加工和利用，為管理者的決策提供更好的依據(jù)，相應的，國外的財務軟件更多的是提供管理、控制和決策支持的功能。"由此可見，隨著國內(nèi)企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學化和國際化，財務軟件作為企業(yè)基礎管理的工具，仍然有巨大的發(fā)展空間，關鍵是財務軟件需要超越"手工模擬和財務核算"的功能，更多的從管理的角度上提升和加強自身的功能。
正是因為如此，金蝶軟件公司在2000年掀起了"基礎管理風暴"，強調(diào)企業(yè)中人、財、物、產(chǎn)、供、銷等等這些基礎管理的重要性。因為基層上報的數(shù)據(jù)是否準確及時？基層運作的效率如何？基層是否存在漏洞？等等這些看似簡單的基礎問題的好壞決定了企業(yè)的戰(zhàn)略目標能否實現(xiàn)，也決定了企業(yè)持續(xù)發(fā)展是否有堅實的繁殖內(nèi)核。金蝶的總裁徐少春舉了一個這樣的例子："某企業(yè)總經(jīng)理為了某一項戰(zhàn)略決策需要了解企業(yè)目前的經(jīng)營狀況，即最新的應收、應付資料，于是，財務部長、銷售部長、供應部長為此組織人員忙了一周，數(shù)據(jù)出來了，然而財務部與銷售部報出的應收帳款資料、財務部與供應部報出的應付帳款資料大相徑庭�？偨�(jīng)理不知他的決策應建立在哪份資料基礎上？此時若再花一周，核對清楚半月以前的資料，這個決策還有實際意義嗎？！可見，基礎管理的薄弱，將直接影響企業(yè)的決策速度和決策質(zhì)量。"
四． 對國內(nèi)管理軟件廠商的期待
"羊毛出在羊身上"，好的管理軟件產(chǎn)品背后一定會是一個管理良好的企業(yè)。國外的著名的管理軟件廠商ORACLE、SAP、IBM等企業(yè)，自己就是管理軟件系應用的典范和管理實踐的先鋒。反觀國內(nèi)軟件企業(yè)，概念炒作、虛夸收入、無法實現(xiàn)的客戶承諾、人才流失、高層地震等等現(xiàn)象層出不窮。試想，一個連自己的都沒有管好的企業(yè)，當它承諾可以用它的管理軟件來規(guī)范、優(yōu)化和提高你的管理，你能夠相信嗎？當管理軟件廠商一邊用回扣收買你的手下，一邊向你宣稱用管理軟件可以解決你企業(yè)中采購吃回扣的問題，你會對有信心嗎？所以作為管理軟件廠商，要想獲得長遠的發(fā)展，首先需要規(guī)范自己的行為，規(guī)范自己的管理，真誠面對企業(yè)。
此外，服務也是國內(nèi)管理軟件企業(yè)反面臨的難題。"軟件就是服務"，對于管理軟件更是如此，它實際上就是用軟件中的思想、流程和方法來為企業(yè)的管理規(guī)劃，是一個將通用的管理軟件根據(jù)企業(yè)的實際情況個性化的過程。所以它要求軟件的實施人員應該是有資深管理和行業(yè)背景與IT技能相結合的復合型人才，這在國內(nèi)管理軟件廠商中是及其缺乏的。當國內(nèi)幾大財務軟件廠商前后宣布進軍ERP領域的時候，他們憑什么？因為賣財務軟件只是在賣一種很標準化的產(chǎn)品，服務只是輔助；而賣ERP等高端管理軟件更多的賣一種個性化的服務，產(chǎn)品反倒成為次要，關鍵是實施、服務的好壞。當國內(nèi)管理軟件廠商連財務軟件的售后服務都讓企業(yè)怨聲四起的時候，我們怎么樣能夠相信他們能夠?qū)嵤┖酶脧碗s的ERP/MRPII？這不僅僅是人才缺乏的問題，或許應該說更多的是態(tài)度問題。
IT，作為一種全新的技術和產(chǎn)業(yè)，在全球范圍內(nèi)掀起了巨大的浪潮，正在改變?nèi)祟惿畹拿恳环矫妗Ｈ欢�，就象所有的新興產(chǎn)業(yè)一樣，經(jīng)過了初期幾年的迅猛的發(fā)展后，IT產(chǎn)業(yè)在目前暫時陷入了低谷和調(diào)整。其根本的原因是，前些年IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展更多的是技術的推動、是IT廠商的推動，而非是用戶、是應用的拉動。也就是說IT業(yè)缺少對用戶和對應用的關注，推出的產(chǎn)品與用戶的需求存在偏差，最終導致了IT業(yè)的供需失衡。"電腦、軟件和互聯(lián)網(wǎng)，這些都是讓人激動和向往的東西，可惜，對我們公司似乎不太適用"，這是我們最常聽到的話，所以對于IT來說，在未來的發(fā)展中應該堅持"以客戶為中心，以應用為重點"的思想。同樣，對于管理軟件廠商來說，更多的是應該聆聽企業(yè)的聲音，關注企業(yè)管理的需要，因為管理軟件的最終目的是輔助企業(yè)管理，所以管理軟件的根本著眼點應該是管理應用。